Uw Gegevens, Uw Verhuurder en de Wet
In het proces van het huren van een woning levert een potentiële huurder een schat aan zeer gevoelige persoonsgegevens. Dit omvat kopieën van paspoorten of identiteitskaarten, gedetailleerde loonstroken, arbeidsovereenkomsten, bankafschriften, en meer. Deze gegevens verdwijnen niet meteen nadat de huurovereenkomst is ondertekend; de verhuurder en hun makelaar verzamelen, verwerken en bewaren ze. Deze activiteit is niet ongereguleerd. Alle verhuurders en makelaars in Nederland, van grote ondernemingen tot particulieren, worden beschouwd als 'verwerkingsverantwoordelijken' en zijn wettelijk gebonden aan de strikte regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet bepaalt hoe zij met uw gegevens moeten omgaan, wat zij kunnen vragen, en welke rechten u heeft over uw eigen informatie. Helaas is de vastgoedsector niet altijd een model van compliance, en huurders moeten waakzaam zijn.
Gegevensminimalisatie: Wat mogen zij wettelijk vragen?
Een kernprincipe van de AVG is 'gegevensminimalisatie': een verwerkingsverantwoordelijke mag alleen gegevens verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor het specifieke doel. In de context van een huuraanvraag is het doel de identiteit van de huurder te verifiëren, diens vermogen om de huur te betalen te beoordelen, en de huursituatie te beheren. Daarom mag een verhuurder legitiem om vragen:
- Bewijs van identiteit (bijv. een paspoort of identiteitskaart).
- Bewijs van inkomen (bijv. recente loonstroken, een arbeidsovereenkomst).
- Contactgegevens.
Echter, het principe van minimalisatie betekent echter dat zij niet om overmatige of irrelevante gegevens mogen vragen. Een verhuurder heeft geen reden om naar uw medische geschiedenis, uw religieuze overtuigingen, of uw hele financiële geschiedenis van uw leven te vragen. Ook bij legitieme verzoeken gelden regels. Bijvoorbeeld, bij het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs wordt u wettelijk geadviseerd (en door de makelaar aangemoedigd) om uw Burgerservicenummer (BSN) en uw foto zwart te maken, aangezien deze niet nodig zijn voor het doel van de verhuurder. Een makelaar die ongeredige kopieën of een overdreven hoeveelheid documentatie eist, is een aanzienlijk signaal van niet-naleving.
Rechten van een huurder onder de AVG
De AVG verleent individuen een aantal fundamentele rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Als huurder hebt u het recht op:
- Recht op inzage: U kunt uw verhuurder of makelaar precies vragen welke persoonsgegevens zij over u hebben en hoe zij deze verwerken.
- Recht op rectificatie: Als gegevens die zij hebben onjuist zijn, heeft u het recht deze te laten corrigeren.
- Recht op verwijdering ('Recht op vergetelheid'): U kunt verzoeken dat uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit is met name relevant nadat een huurperiode is beëindigd. Hoewel de verhuurder sommige gegevens mag bewaren voor een wettelijk vereiste periode (bijv. voor fiscale doeleinden), mogen zij uw hele aanvraagbestand niet oneindig bewaren.
In werkelijkheid kunnen de beveiligingspraktijken in de huursector schokkend slecht zijn. Aanvraagdocumenten worden vaak onveilig via e-mail verzonden en onjuist opgeslagen. Huurders moeten proactief zijn in het stellen van vragen over gegevensverzoeken, gegevens op de meest veilige manier aan te leveren en hun recht op verwijdering van hun gegevens na afloop van de zakelijke relatie af te dwingen.
