De 'Vooraf' Foto
Een inspectierapport, ook bekend als een check-in rapport (opnamestaat), dient als een gedetailleerde, schriftelijke en vaak fotografische vastlegging van de toestand van een woning op het precieze moment dat een huurder het bezit overneemt. Dit document is naar alle waarschijnlijkheid een van de belangrijkste in het hele huurproces, maar de betekenis ervan wordt door huurders die graag willen intrekken vaak onderschat. Het belangrijkste doel is om een referentiepunt vast te leggen. Zonder een wederzijds overeengekomen inspectierapport gaat de Nederlandse wet uit van een precair standpunt voor de verhuurder. De wet stelt dat als bij aanvang geen rapport is opgemaakt, wordt vermoed dat de huurder de woning in goede staat heeft ontvangen en deze in dezelfde staat moet terugleveren, behoudens normale slijtage. Echter, de cruciale wending is dat als er aan het eind van de huurovereenkomst een geschil ontstaat over schade, en er geen initieel rapport bestaat, de wet dan veronderstelt dat de woning in dezelfde staat is teruggegeven als waarin deze werd ontvangen. Dit legt de bewijslast volledig bij de verhuurder om aan te tonen dat de huurder specifieke schade heeft veroorzaakt, een zeer moeilijke taak zonder een basisdocument. Daarom is een grondig inspectierapport, ironisch genoeg, meer in het belang van de verhuurder dan van de huurder.
Voor de huurder is het inspectierapport een schild. Het is hun kans om elk bestaand gebrek nauwkeurig te documenteren, ongeacht hoe gering: een kras op de vloer, een barst in een tegel, een raam dat niet goed sluit. Het proces moet een gezamenlijke oefening zijn tussen de verhuurder (of diens agent) en de huurder, waarbij elke kamer wordt doorgenomen en elk detail wordt genoteerd. Huurders moeten sceptisch zijn ten opzichte van makelaars die dit proces haasten of zorgen afdoen als 'klein'. Maak uw eigen foto's en video's, indien mogelijk met tijdstempel, als persoonlijke back-up. Het uiteindelijke rapport moet door beide partijen ondertekend en gedateerd zijn, en ieder ontvangt een exemplaar. Het weigeren te tekenen totdat alle waargenomen gebreken zijn opgenomen, is een absoluut recht van de huurder. Dit document voorkomt de meest voorkomende bron van waarborgschade: een verhuurder die de nieuwe huurder de schade van de vorige huurder aanrekent.
Inhoud en veelvoorkomende valkuilen
Een goed inspectierapport is meer dan een eenvoudige checklist. Het moet een uitgebreide beoordeling zijn. Het bevat doorgaans secties voor elke kamer, waarin de staat van de vloeren, wanden, plafonds, ramen en deuren wordt beschreven. Het moet ook alle accessoires en onderdelen vermelden, zoals keukenapparatuur, armaturen en badkamermeubilair, met vermelding van hun toestand en functionaliteit. Meterstanden voor gas, water en elektriciteit zijn ook een cruciaal onderdeel en bieden een duidelijke afrekeningpunt voor de facturering van nutsvoorzieningen. Enkele van de meest frequent over het hoofd geziene items die later tot geschillen leiden, omvatten de toestand van het voegwerk in badkamers, de aanwezigheid en werking van rookmelders, het aantal geleverde sleutels en de staat van eventuele inbegrepen meubels of tuin-/tuingebieden. Een vaag rapport dat 'in goede staat' luidt, is vrijwel nutteloos.
De valkuilen zijn talrijk. Een veelvoorkomend probleem is het gebruik van boilerplate-rapporten door makelaars die de specifieke woning niet nauwkeurig weerspiegelen. Huurders kunnen zich onder druk gezet voelen om ter plaatse een generiek document te tekenen. Een ander probleem doet zich voor wanneer de inspectie wordt uitgevoerd zonder de aanwezigheid van de huurder, waarbij het rapport later ter ondertekening wordt verzonden. Dit is een belangrijk waarschuwingssignaal; de inspectie moet een gezamenlijke activiteit zijn. Huurders moeten ook alert zijn op clausules die aangeven dat de huurder de woning in de huidige staat accepteert. Hoewel u de woning accepteert, doet dit geen afstand van de wettelijke verplichting van de verhuurder om gebreken waarvoor zij verantwoordelijk zijn te repareren. Het doel van het rapport is de staat te documenteren, niet de verhuurder te ontslaan van zijn onderhoudsverplichtingen. Het is een momentopname, geen afstand van rechten.
