Afwijzingsbrief

De Formele 'Nee'

Een afwijzingsbrief, of vaker een afwijzingsmail, is een communicatie van een makelaar of verhuurder die een potentiële huurder laat weten dat hun aanvraag voor een woning niet succesvol is verlopen. In een professionele en beleefde zakelijke omgeving zou dit een standaard stap zijn om de kring met alle kandidaten die de woning hebben bezichtigd en hun persoonsgegevens hebben ingediend formeel af te sluiten. Een typische afwijzingsmail is kort, algemeen en onpersoonlijk. Om potentiële juridische claims van discriminatie te voorkomen, zal deze nooit de specifieke reden van de afwijzing vermelden. In plaats daarvan zal het verwijzen naar het hoge aantal geïnteresseerden en de aanvrager bedanken voor diens tijd.

Een zeldzame beleefdheidsuiting

De harde realiteit van de Nederlandse huurmarkt is dat de afwijzingsbrief een uitzondering is, geen regel. De meest voorkomende vorm van afwijzing is geen brief, maar volledige en absolute stilte. In een markt waarin makelaars honderden aanvragen voor één appartement ontvangen, staan zij onder geen zakelijke of sociale druk om te communiceren met de niet-succesvolle kandidaten. De heersende houding is dat 'geen nieuws slecht nieuws is'. Als je binnen een paar dagen na de deadline van de aanvraag geen goedkeuring hebt ontvangen, kun je ervan uitgaan dat je bent afgewezen. Hoewel het frustrerend en onprofessioneel is, is deze praktijk van 'ghosting' de gangbare norm. Daarom kan het ontvangen van een daadwerkelijke, zij het generieke, afwijzingsmail gezien worden als een zeldzaam gebaar van professionele hoffelijkheid. Een huurder moet geen tijd verspillen door te wachten op een formele afwijzing die waarschijnlijk nooit zal komen en moet zijn/haar zoektocht onmiddellijk hervatten nadat de termijn is verstreken.