Administratiekosten

De prijs van een stukje papier

Een vergoeding voor zakelijke handelingen

Een van de meest voorkomende en omstreden kostenposten waarmee huurders te maken krijgen, is de 'administratiekost' (administratiekosten), ook bekend onder meer specifieke namen zoals 'huurcontractstartkost' of contractkosten. Dit is een eenmalige vergoeding, meestal variërend van €150 tot €500, in rekening gebracht door de makelaar of verhuurder voor de 'dienst' van het opstellen van de huurovereenkomst, het registreren van nutsvoorzieningen en het overhandigen van de sleutels. Verhuurders en makelaars beargumenteren dat deze vergoeding de tijd en middelen dekt die nodig zijn voor de administratieve kant van een nieuwe huurovereenkomst. Nederlandse rechtbanken hebben echter herhaaldelijk een zeer sceptische houding ingenomen ten aanzien van deze praktijk.

De test 'onredelijk voordeel'

De juridische consensus is dat standaard administratieve taken die betrokken zijn bij het starten van een huurcontract gewoonlijk deel uitmaken van de normale kosten van de verhuurder om zaken te doen. Het opstellen van een standaard contract, het uitvoeren van een check-in, of het bellen naar een nutsbedrijf zijn geen speciale diensten verleend aan de huurder; het zijn handelingen die de verhuurder moet verrichten om zijn eigendom te verhuren. Daarom wordt het in rekening brengen van een aparte vergoeding voor deze handelingen vaak gezien als een 'onredelijk voordeel' (onredelijk voordeel) onder de wet en is derhalve nietig. De vergoeding is alleen mogelijk gerechtvaardigd als de makelaar een specifieke, aantoonbare dienst verricht die duidelijk in het belang van de huurder is en verder gaat dan de standaard procedure. Een voorbeeld zou kunnen zijn als de huurder uitdrukkelijk vraagt om een versnelde juridische beoordeling van het contract door een derde partij. In 99% van de gevallen voldoet de generieke 'administratiekosten' niet aan deze test.

De vervaagde grens met bemiddelingskosten

Veel kantoren die zijn geblokkeerd van het rekenen van illegale bemiddelingskosten (bemiddelingskosten) hebben dit simpelweg hernoemd naar 'administratieve kosten' in een poging de wet te omzeilen. Dit is een transparante tactiek. Als de vergoeding aanzienlijk is (bijv. enkele honderden euro's) en wordt opgelegd door een makelaar die ook de verhuurder vertegenwoordigt, is het vrijwel zeker een illegale bemiddelingsvergoeding in vermomming, ongeacht hoe ze het noemen. Net als bij andere dubieuze kosten kunnen huurders deze kosten vaak succesvol terugvorderen nadat ze ze hebben betaald door ze in de rechtbank aan te vechten als een onredelijke en dus illegale betaling.