Een fundamentele plicht van de verhuurder
Het leveren van duidelijke en functionele contactgegevens is een fundamentele verplichting van de verhuurder volgens het Nederlandse recht. Een huurder heeft het wettelijke recht te weten hoe hij of zij de verhuurder of diens aangewezen vertegenwoordiger kan bereiken voor alle zaken met betrekking tot de huurovereenkomst. Dit omvat het melden van niet-urgent onderhoud, het stellen van vragen over het huurcontract, of het geven van officiële kennisgeving. Deze contactgegevens dienen expliciet vermeld te staan in het huurcontract (huurcontract). Een contract dat geen duidelijk contactpunt biedt, is een aanzienlijke rode vlag. In veel gevallen, vooral bij particuliere verhuurders die veel panden bezitten of bij institutionele beleggers, zal het dagelijkse contact niet rechtstreeks met de verhuurder zijn maar met een ingehuurde vastgoedbeheerder (vastgoedbeheerder). In dit geval moeten hun contactgegevens duidelijk worden verstrekt, en worden zij het officiële contactpunt voor de huurder.
De Wet goed verhuurderschap
De Wet goed verhuurderschap heeft deze verplichting verder geformaliseerd en versterkt. De wet vereist uitdrukkelijk dat verhuurders schriftelijke informatie aan hun huurders verstrekken, inclusief de contactgegevens van de verhuurder. Dit maakt deel uit van een bredere set regels die gericht zijn op het creëren van een transparantere en eerlijkere huurmarkt. Deze informatie moet aan het begin van de huurovereenkomst worden verstrekt. Het doel is ervoor te zorgen dat huurders nooit in een situatie terechtkomen waarin ze niet weten met wie ze contact moeten opnemen als zich een probleem voordoet. Het voorkomt dat verhuurders 'slumlords' zijn die moeilijk te traceren zijn en ter verantwoording kunnen worden geroepen.
Best Practices voor communicatie
Hoewel een telefoonnummer kan worden verstrekt, is het altijd in het belang van de huurder om voor belangrijke zaken gebruik te maken van schriftelijke communicatiemiddelen. Een telefoongesprek creëert geen schriftelijk verslag van het gesprek. Een e-mail of een bericht verzonden via een officieel online huurdersportaal creëert een gedateerd papieren spoor dat als bewijs kan dienen als er een geschil ontstaat. Na elk belangrijk telefoongesprek met uw verhuurder of vastgoedbeheerder is het verstandig een opvolg-e-mail te sturen waarin de belangrijkste punten van het gesprek worden samengevat ('Naar aanleiding van ons telefoongesprek vandaag...'). Dit creëert een schriftelijk verslag van wat er is gezegd en afgesproken, waardoor u beschermd bent tegen toekomstige misverstanden of ontkenningen.
