Une lettre de refus, ou plus communément un e-mail de refus, est une communication d'un agent immobilier ou d'un propriétaire informant un locataire potentiel que sa candidature pour un bien immobilier n'a pas abouti. Dans un environnement professionnel et courtois, cela constituerait une étape standard pour clore formellement la boucle avec tous les candidats qui ont pris le temps de visiter le bien et de soumettre leurs informations personnelles. Un e-mail de refus type est bref, générique et impersonnel. Pour éviter d'éventuelles réclamations juridiques pour discrimination, il ne précise jamais la raison exacte du rejet. À la place, il évoque le fort volume d'intérêt et remercie le candidat pour le temps qu'il a consacré.
Une rare courtoisie
La dure réalité du marché locatif néerlandais est que la lettre de refus est une exception, et non la règle. La forme de rejet la plus courante n'est pas une lettre, mais un silence complet et total. Dans un marché où les agents reçoivent des centaines de candidatures pour un seul appartement, ils ne subissent aucune pression commerciale ou sociale pour communiquer avec les candidats qui n'ont pas été retenus. L'attitude dominante est que « pas de nouvelles, mauvaises nouvelles ». Si vous n'avez pas reçu d'approbation dans les quelques jours qui suivent la date limite de dépôt, il est prudent d'en déduire que votre candidature a été rejetée. Bien que frustrante et peu professionnelle, cette pratique de 'ghosting' est la norme acceptée. Par conséquent, recevoir un véritable e-mail de refus, bien que générique, peut être perçu comme un acte rare de courtoisie professionnelle. Un locataire ne devrait pas perdre de temps à attendre un rejet formel qui ne surviendra probablement jamais et devrait poursuivre sa recherche dès que le délai est écoulé.