Opnamestaat et Inventarislijst : Vos documents les plus importants
Lorsque vous commencez votre location, deux documents sont créés et sont sans doute aussi importants que le contrat de location lui-même. Ensemble, ils forment un aperçu complet du bien que vous prenez en possession. Le premier est le rapport d'état (opnamestaat). Ce document se concentre sur les éléments fixes du bien. Il s'agit d'un enregistrement pièce par pièce de l'état des murs, plafonds, sols, fenêtres, portes, installations sanitaires et appareils de cuisine. Son seul but est de documenter tout dommage ou défaut préexistant, aussi mineur soit-il. Chaque rayure sur le sol, chaque fissure dans un carreau, chaque marque sur le mur doit être méticuleusement notée dans l'opnamestaat.
Le second document, essentiel pour les biens meublés (gemeubileerd) ou semi-meublés (gestoffeerd), est la liste d'inventaire (inventarislijst). Il s'agit d'une liste détaillée de chaque objet mobile fourni par le propriétaire. Elle doit énumérer tout, des meubles principaux comme le lit et le canapé, jusqu'au nombre de fourchettes, couteaux et cuillères dans le tiroir de la cuisine. La liste d'inventaire ne doit pas seulement nommer les objets, mais aussi décrire brièvement leur état (par exemple, « table à manger - rayures légères sur la surface », « fauteuil - légère décoloration sur le bras gauche »). Ces deux documents ensemble forment l'image complète qui servira de référence à la fin de votre location.
L'art d'une documentation méticuleuse
L'état des lieux d'entrée, où ces rapports sont créés, n'est pas un moment pour la politesse ou la précipitation. Vous devez adopter un état d'esprit forensique, presque pessimiste. Votre principe directeur doit être : si ce n'est pas écrit dans ce rapport, cela n'existe pas légalement. Lorsque vous quittez les lieux, tout dommage non noté dans le rapport initial sera présumé avoir été causé par vous. Par conséquent, vous devez être extrêmement minutieux. Parcourez le bien avec l'agent ou le propriétaire et signalez chaque défaut. N'acceptez pas les assurances du type « Oh, ne vous inquiétez pas pour ça ». Si c'est un défaut, insistez pour qu'il soit écrit. Pour la liste d'inventaire, comptez physiquement les objets. Si la liste indique douze verres à vin et qu'il n'y en a que onze, notez-le. Si le canapé a une tache, assurez-vous que le rapport précise son emplacement et sa taille.
En plus du rapport écrit, vous devez créer votre propre enregistrement visuel. Prenez des centaines de photos et vidéos haute résolution avec horodatage sur votre téléphone. Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles. Prenez des gros plans de chaque défaut noté. Prenez des photos des relevés des compteurs. Ces preuves numériques sont un complément inestimable au rapport écrit et peuvent être décisives pour résoudre tout litige futur concernant votre dépôt de garantie.
La valeur juridique d'un rapport signé
À la fin de l'inspection, on vous demandera de signer le rapport d'état et la liste d'inventaire. En signant, vous attestez légalement de l'exactitude du document. Il devient un addendum formel à votre contrat de location. Ce document signé est la preuve du propriétaire de l'état initial du bien, mais c'est aussi votre principal bouclier contre les réclamations injustes à la fin de la location. Si un propriétaire essaie de vous facturer une rayure qui était notée dans le rapport initial, vous avez une preuve irréfutable que vous n'êtes pas responsable.
Que se passe-t-il si aucun rapport n'est créé ? C'est un signal d'alarme majeur, mais les conséquences juridiques incombent au propriétaire. En droit néerlandais, s'il n'y a pas de rapport d'état des lieux d'entrée signé, la loi présume que le locataire a reçu le bien dans l'état où il se trouve à la fin du bail, à l'exclusion de tout changement que le propriétaire peut prouver avoir été causé par le locataire. Cela inverse entièrement la charge de la preuve sur le propriétaire. Bien que cela semble être un avantage, l'ambiguïté et le potentiel de conflit que cela crée sont à éviter. Insistez toujours pour une inspection détaillée conjointe et un rapport signé.
