Établissement de canaux de communication clairs
Au-delà de fournir simplement un nom et un numéro, un bailleur professionnel ou un gestionnaire immobilier devrait établir des canaux de communication clairs et cohérents pour ses locataires. Le contrat de location ou un pack d'informations qui l'accompagne devrait préciser les méthodes préférées pour les différents types de communication. Par exemple, il peut être indiqué que toutes les demandes de réparation non urgentes doivent être soumises via un portail locataire en ligne spécifique, tandis que les questions liées aux paiements doivent être envoyées à une adresse courriel particulière. L'établissement de ces canaux officiels aide à rationaliser la communication et à veiller à ce que les demandes soient dirigées vers la bonne personne ou le bon service, ce qui, théoriquement, devrait entraîner des délais de réponse plus rapides.
La stratégie du locataire : toujours créer une trace écrite
Quelles que soient les canaux offerts par le bailleur, la stratégie du locataire averti devrait toujours être de prioriser la communication écrite. Bien qu’un appel téléphonique puisse être utile pour une question rapide ou une urgence, il ne crée aucune preuve de la conversation. Si vous signalez un défaut d'entretien grave par téléphone, le bailleur peut ultérieurement affirmer que l'appel n'a jamais eu lieu ou que le problème n'a pas été décrit comme urgent. Par conséquent, pour toute question d'importance — signalement d'un défaut, questionnement sur des frais de service, avis — le locataire devrait utiliser un canal qui crée un enregistrement écrit et daté. Le courriel est l'outil le plus courant et efficace pour cela. Même si vous avez une conversation téléphonique, il est excellent de pratiquer d'envoyer immédiatement un courriel de suivi confirmant ce qui a été discuté : « Cher propriétaire, suite à notre appel téléphonique à l’instant, je vous écris pour confirmer que j’ai signalé la fuite dans le plafond de la salle de bains… ». Cet acte simple transforme une conversation passagère en une pièce de preuve solide.
Évaluation du professionnalisme du bailleur
La qualité et la clarté des canaux de communication d'un bailleur peuvent être des indicateurs forts de son professionnalisme global. Un bailleur qui offre plusieurs canaux bien gérés (par exemple, un portail en ligne moderne pour les réparations, un courriel dédié à l'administration et un numéro 24/7 pour les urgences) est probablement plus organisé et réactif qu'un bailleur qui ne fournit qu'un seul numéro de téléphone portable personnel qui va souvent sur la messagerie vocale. Avant de signer un bail, il n'est pas déraisonnable de se renseigner sur les procédures de communication. Une réponse vague ou évasive pourrait être le signe d'un bailleur désorganisé ou peu réactif à venir.